Funcionalidades da Kobana

Emissão de boletos

Na Kobana, tudo que você precisa para emitir boletos é ter uma carteira de cobrança ativa em seu banco. Com a carteira configurada, você pode gerar os boletos automaticamente.

É possível emitir:

• Boletos de cobrança
• Boleto híbrido
• Boletos de fatura
• Boletos de proposta
• Carnês
• Assinaturas

Você pode personalizar logomarcas, configurar as condições de pagamento dos boletos e criar templates para evitar trabalho manual.

Envie instantaneamente os boletos por email para seus clientes e acompanhe os pagamentos em tempo real - tudo dentro da mesma plataforma. Além disso, os boletos emitidos na plataforma estão de acordo com as regras da Nova Plataforma de Cobrança.

Boleto de Cobrança

O boleto de cobrança é o tipo de boleto mais comum: um título de cobrança que contém informações como o valor, a data de vencimento, quem deve pagar e para quem deve ser pago.

Com a Kobana, você se livra dos sistemas complexos dos bancos e consegue gerar um boleto de cobrança em menos de dois minutos:

• Defina o valor e a data de vencimento
• Informe os dados básicos do cliente
• Envie o boleto por email em um clique

Para deixar tudo ainda mais simples, é possível criar e usar templates com as informações mais usadas nas suas vendas. Depois, é só acompanhar o status do pagamento e você vai receber o valor automaticamente na sua conta.

Veja mais sobre como emitir boletos na Kobana.

Boleto Fatura

A Kobana permite a emissão de boletos no formato de fatura, usados para cobranças que exigem maior detalhamento sobre o produto adquirido ou o serviço prestado.

Personalize as informações que serão incluídas no demonstrativo usando tags HTML e Markdown. O Markdown é uma das linguagens de marcação leves mais populares atualmente, permitindo editar o texto inserindo negrito, itálico, links e títulos.

Assim, a formatação fica personalizada para as necessidades do seu negócio! Saiba mais sobre a emissão de boletos fatura.

Carnê

Além dos boletos comuns, a Kobana possibilita gerar carnês para pagamentos feitos em parcelas. Você cria de uma só vez um conjunto de boletos assim:

As principais vantagens de gerar carnês na Kobana são:

• Não precisa criar boletos individualmente: você informa de uma só vez os dados para as cobranças e a Kobana gera automaticamente o carnê
• Automatização dos envios: com o carnê gerado, a Kobana enviará para o cliente cada parcela nos meses de vencimento correspondentes.
• Tudo sob controle: você acompanha pela própria plataforma a confirmação e a data dos pagamentos realizados.

Assinatura

Se o seu serviço ou produto requer uma cobrança recorrente, na Kobana também é possível gerar uma assinatura em poucos minutos. É só escolher o valor a ser pago, a data de vencimento, quantidade de dias antes do vencimento para emissão e a frequência da cobrança.

O seu cliente vai receber cada boleto por email no prazo prévio ao vencimento da cobrança que você determinar. Saiba mais sobre assinaturas.

Boleto Híbrido

O boleto híbrido é a adição do PIX no boleto, permitindo que o seu cliente possa realizar o pagamento da forma que preferir: PIX ou boleto.

Logomarca no Boleto

Inclua no layout dos seus boletos a logomarca do seu próprio negócio no recibo do pagador:

A Logomarca não é obrigatória para gerar um boleto, mas é um recurso útil que facilita a visualização e a organização do seu cliente. Você pode cadastrar uma logomarca em cada modelo de boleto que criar na plataforma:

Escolhendo um modelo na hora de gerar o novo boleto, todas as configurações do modelo se aplicarão a ele. A presença da logomarca reforça a identidade do seu negócio e facilita o pagamento para o cliente.

Multa, Juros e Desconto

A Kobana permite configurar valores de juros, de multa e até de descontos para os boletos gerados. Saiba mais sobre como funciona cada um desses recursos:

Multa

A multa é a taxa fixa que será cobrada ao cliente no caso de atraso do pagamento do boleto. Na Kobana, você pode escolher opções de configuração de multa: sem multa (isento), por porcentagem ou por valor.

Juros

Os Juros também são uma taxa que aumenta o valor do boleto quando ele é pago após o seu vencimento. Ao contrário da multa, os juros são calculados com base no número de dias de atraso. Quanto maior o atraso, maiores os juros. Você pode escolher a melhor forma de calcular os juros em cada boleto gerado:

Desconto

O Desconto, ao contrário da Multa e dos Juros, é um mecanismo que vai diminuir o valor do boleto caso ele seja pago antes de uma data determinada. Isso pode ser usado nas suas negociações para incentivar o consumidor a pagar o quanto antes.

Você pode oferecer um valor fixo de desconto ou um desconto percentual com base no valor do boleto. Ao gerar um boleto, é só escolher uma das opções disponíveis:

Com todas as opções de configurações disponíveis na Kobana, saiba como definir juros, multas e descontos da forma mais vantajosa para o seu negócio e seus clientes.

Alteração do Vencimento e Valor

Depois de gerado, você pode alterar um boleto sem dificuldades. É possível alterar a data de vencimento e até mesmo o valor do boleto a depender do seu banco:

As alterações serão enviadas ao banco através do arquivo de remessa. Assim, você evita pagar novas taxas ao banco e descomplica o pagamento para o seu cliente.

Cancelamento de boleto

É possível cancelar um boleto a qualquer momento e em um só clique. Se aquele pagamento por algum motivo não deve mais acontecer ou se o boleto foi gerado com algum erro, é só localizá-lo na sua conta e clicar em Ações > Cancelar.

Se o boleto for cancelado antes do comando de entrada de títulos entrar em uma remessa, esse comando será deletado e o boleto nem chegará a ser registrado, evitando esse custo desnecessário.

Caso o registro já tenha sido enviado na remessa ou realizado via API, o sistema gerará um comando de baixa de título que será incluído na próxima remessa ao banco.

Dessa forma, você evita pagamentos indevidos e a dor de cabeça de ter que fazer um reembolso.

Cancelamento em massa

Através da Kobana, também é possível cancelar vários boletos de uma vez. Sem a necessidade de acessar boleto por boleto para realizar a ação.

Motivo de cancelamento

Ao cancelar um boleto é possível indicar o motivo desse cancelamento e isso fica salvo na plataforma para ser consultado sempre que necessário.

Emissão da Segunda Via

Você pode evitar a emissão de uma segunda via através da alteração da data de vencimento do boleto:

Com esse recurso, você evita criar um novo boleto e economiza nas taxas pagas ao banco.

Além disso, a não ser que o boleto seja cancelado no banco, ele continua podendo ser pago mesmo após o vencimento. Serão apenas aplicados juros e multa, se configurado.

Copiar boleto

Quer reutilizar as informações de boleto já gerado em um novo boleto? Não precisa fazer tudo de novo!

Na Kobana você economiza tempo e evita trabalho manual. É só abrir o boleto que você já emitiu e fazer uma cópia dele:

Você poderá alterar informações desejadas e reaproveitar tudo que já estava configurado no boleto que copiou. Simples e prático!

Controle de pagamento

Na Kobana você consegue controlar de forma simples e centralizada o pagamento dos boletos emitidos.

Na página que reúne todos os boletos gerados na sua conta, é possível ver as principais informações de cada boleto:

• Status do boleto: aberto, vencido, pago e cancelado são status representados pelas cores azul, vermelho, laranja e verde respectivamente.
• Data de vencimento: saiba quando o vencimento se aproxima e tenha margem para atuar
• Data de pagamento: tenha um registro confiável e automático de todos os pagamentos

Também é fácil configurar notificações para você receber um email toda vez que um boleto tem o pagamento confirmado.

Além de o pagamento ser lido automaticamente do arquivo remessa, ele pode ser informado manualmente. Você mesmo pode marcar um boleto como pago:

Caso você esteja recebendo o pagamento por transferência ou em espécie, marque a opção Pago diretamente ao beneficiário, e a Kobana gera um comando de baixa de título que será enviado na próxima remessa.

Observações por boleto

Na visualização individual dos boletos, a aba Observações permite adicionar informações extras sobre aquele documento para controle interno da sua empresa.

Precisa se lembrar de algum detalhe importante sobre aquela venda? É só anotar ali!

As observações ficam visíveis apenas para você e aos outros usuários da sua conta, para usar da forma mais útil para o seu negócio.

Proteção de boleto por senha

Na Kobana é possível adicionar senhas aos seus boletos gerados. Garantindo mais segurança de acesso do seu cliente ao boleto.

Leia o nosso tutorial para saber como adicionar senha aos seus boletos.

Malha de segurança

A Kobana desenvolveu uma malha de segurança exclusiva com o objetivo reduzir a possibilidade de adulteração dos boletos gerados pela plataforma.

A malha de segurança é uma imagem não uniforme que dificulta a alteração dos dados do boleto em editores de imagem.

Isso ajuda a fornecer uma maior segurança para os seus clientes e para o seu negócio, mas vale lembrar que existem mecanismos avançados de alteração que podem se sobrepujar a malha.

Para oferecer mais segurança ao seu cliente, recomendamos adicionar proteção por senha aos boletos. Além disso, conscientize seu cliente de sempre verificar se dados como o CNPJ do beneficiário, valor e vencimento apresentados na confirmação do pagamento são iguais aos dados impressos no boleto.

Hospedagem do Boleto

A Kobana adota os mais altos padrões de segurança no que diz respeito à hospedagem dos boletos e o envio deles aos clientes. O formato padrão do boleto aparece como imagem, justamente por uma questão de segurança: a plataforma não guarda as informações do boleto em texto e nem em HTML. Assim, evitamos malwares e vírus que adulteram os dados do boleto e fazem com que o pagamento seja roteado para outra conta bancária.

Você pode compartilhar o documento sempre que quiser, escolhendo o melhor modo de fazer isso:

Não precisa se preocupar em fazer o download e enviar o arquivo em anexo. É só clicar para copiar o link e até mesmo enviar diretamente pelo WhatsApp!

Endereço Encurtado

Cada boleto gerado na Kobana fica hospedado online em um link encurtado.

Esse link pode ser usado pra enviar o boleto por email, WhatsApp, Telegram, Messenger, SMS ou qualquer outro meio de comunicação. Ele será usado também na notificação por email da Kobana, se ela estiver ativada na sua conta.

Você pode acessar o link sempre que quiser, na página de visualização do boleto dentro da plataforma:

Além do link normal, você também pode optar pelo envio do link que leva para o arquivo em PDF ou o arquivo em PNG do boleto, além de vários formatos, como, envelope, fatura, boleto híbrido e outros.

Sabe qual é a vantagem de enviar links ao invés de arquivos?

E-mails com arquivos em anexo são mais pesados e têm mais chances de serem classificados como spam. Ou seja, pode ser que o seu cliente não receba o boleto. Por isso, é muito melhor enviar o link para o boleto!

Download do PDF

Você pode enviar para o cliente por e-mail um link direto do arquivo em PDF do boleto. Assim, o cliente que clicar no link poderá realizar o download do boleto.

Se ao invés de enviar o link do arquivo você enviar o link comum do boleto, o seu cliente poderá fazer o download clicando no botão da interface:

Inclusão na agenda

Que tal ajudar as pessoas a não esquecerem de fazer o pagamento do boleto?

Clicando no link do boleto, o seu cliente abrirá uma página como essa:

Ele poderá clicar em Incluir na Agenda para adicionar a data de vencimento ao seu calendário pessoal:

Essa é a melhor maneira de ajudá-lo a não esquecer de fazer o pagamento em dia!

A Kobana, além de eficiente na gestão e emissão de boletos, também prioriza a interface, a facilidade e a experiência do seu cliente.

Impressão do boleto

Na página de hospedagem do boleto, o seu cliente pode imprimi-lo de forma prática, apenas clicando no botão:

Ele verá uma mensagem com dicas como essas:

Com essa interface intuitiva, fica fácil saber o que fazer e você evita qualquer atrito com os seus clientes. Eles ficarão contentes por conseguir resolver o pagamento de uma forma tão prática!

Envio do boleto por WhatsApp

Além de configurar emails automáticos para o envio dos boletos, você também pode definir uma mensagem padrão e enviá-la diretamente para o WhatsApp do cliente cadastrado.

Você pode fazer o envio direto pelo painel dos boletos clicando no ícone do WhatsApp:

Ou diretamente pelo painel do boleto específico:

Nas configurações avançadas da sua conta, você pode definir a mensagem padrão usando variáveis como o nome do cliente, o vencimento e o valor do boleto:

A mensagem será gerada automaticamente para cada boleto:

Ao clicar no botão de envio, o WhatsApp Web será aberto no seu navegador. Você deverá clicar no botão Enviar para concluir o envio da mensagem:

Seu cliente receberá o boleto e poderá fazer o pagamento na mesma hora pelo aplicativo do banco. Mais agilidade para o seu negócio crescer!

Consulta de Extrato

Através da Kobana é possível receber atualizações diária do seu extrato no banco, que poderá ser consultado pela sua empresa através da interface ou API.

A atualização do extrato na Kobana será feita através de uma comunicação com banco via troca de arquivos ou conexão na API. Saiba como utilizar essa ferramenta em nosso sistema.

Integração com bancos

A Kobana está integrada com os bancos para fazer automaticamente o registro dos boletos emitidos, assim como a troca de informações sobre os títulos. Tudo de acordo com as regras da Nova Plataforma de Cobrança.

A integração se dá tanto via troca de arquivos, via web services e APIs:

• Troca de arquivos: através do envio das remessas e recebimento dos arquivos de retorno, a Kobana informa e recebe informações do banco sobre os boletos emitidos, como o pagamento.
• Web services: a Kobana se integra com os bancos via API para registrar online e instantaneamente os boletos emitidos, assim o cliente pode fazer o pagamento logo que receber o boleto.
• APIs: comunicação completa com os bancos sobre todas as operações, incluindo registro e confirmação de pagamentos.

Múltiplas Carteiras

Se você possui mais de uma carteira de cobrança ativa, é possível registrar todas elas na sua conta da Kobana Assim, você pode aproveitar as diferentes vantagens oferecidas por cada banco na emissão dos boletos.

Além disso, em uma única conta é possível gerenciar carteiras de seus clientes. Isso é útil, por exemplo, se o seu negócio for um software de gestão que irá integrar com a Kobana, ou então uma empresa de serviço de cobrança.

Na hora de emitir um boleto, é só escolher qual carteira utilizar. Você pode adotar valores padrão para cada carteira de cobrança editando suas configurações ou criando um modelo de boletos.

Bancos Suportados

Com a Nova Plataforma de Cobrança, o registro dos boletos passa a ser feito online, através da troca de arquivos ou via API integrada ao banco.

Os principais bancos do país já estão integrados à Kobana. Conheça os bancos integrados à Kobana.

Se você tem uma carteira ou um banco que ainda não suportados, solicite à nossa equipe a integração do mesmo. Temos interesse em nos conectar ao máximo de bancos possíveis.Troca de Arquivos

Troca de Arquivos

Os arquivos de remessa e retorno são utilizados para a troca de informações entre a Kobana e o sistema do seu banco. Na Kobana você pode automatizar o tráfego desses arquivos com a ativação do EDI. Isso permite que as informações de emissão, registro, pagamento e vencimento estejam sempre sincronizadas e atualizadas.

Isso garante:

• Maior agilidade no registro dos boletos: a troca de arquivos é feita pela plataforma mais de uma vez ao dia.
• Redução dos erros e pendências de registro: evite erros e a ausência de algum boleto no arquivo remessa.
• Otimização do seu tempo: nada de trabalho manual, deixe a gente resolver isso pra você.

Nenhum acesso à sua conta bancária será realizado por nós. A Kobana apenas enviará automaticamente o arquivo remessa ao banco e ele nos enviará o arquivo retorno.

Registro de Boletos e PIX on-line

Quando se gera um boleto ou um QR Code do PIX para pagamento, é importante que esses estejam registrados na central bancária (CIP)

A Kobana está integrada às APIs dos bancos. Essa comunicação permite que o registro dos boletos e do PIX de cobrança seja feito sempre imediatamente à criação na Kobana.

Com a Kobana esse registro é:

• Instantâneo
• Automático
• Seguro

Assim, você não corre o risco de enviar a cobrança ao seu cliente e ele não conseguir pagar porque ainda não está registrado no banco. Saiba mais sobre como conectar com facilidade nas APIs dos banco utilizando a Kobana.

Histórico de Ocorrências

A Kobana mantém um registro de ocorrências para cada boleto gerado. Você pode acompanhar desde a entrada do título até a liquidação pelo banco.

As ocorrências são relativas aos comandos suportados pela Kobana.

A tela de Comandos Pendentes reúne todas as ocorrências que deverão entrar na sua próxima remessa ao banco. Aqui, é possível visualizar e excluir eventos que ainda não foram enviados ao banco.

Você pode, por exemplo, cancelar o registro de um boleto gerado errado antes de ele ser enviado na remessa. Saiba mais sobre os comandos pendentes.

Comandos Suportados

Integrando-se aos bancos com a troca de arquivos e via API, a Kobana envia e recebe diversos tipos de informações sobre os boletos.

Hoje, a maioria dos serviços de API dos bancos permite apenas o envio do comando de registro dos boletos. Isso torna possível registrar um boleto automaticamente assim que ele é gerado.

O restante dos comandos relacionados a boleto ainda depende da troca de arquivos de Remessa e Retorno:

• Na Remessa, dois comandos muito comuns são a Entrada de Título e o Pedido de Baixa, ou seja, as informações de quando um boleto é emitido e quando ele é cancelado ou pago.
• O arquivo de Retorno contém comandos importantes como Entrada Confirmada ou Entrada Rejeitada, que mostra o sucesso do envio das informações, e a Liquidação, que informa o pagamento do boleto.

Veja a lista completa de comandos suportados pela integração da Kobana com os bancos:

Comandos enviados no arquivo remessa

• Entrada de Título
• Pedido de Baixa
• Alteração do Vencimento
• Concessão de Abatimento
• Protestar
• Não Protestar
• Protesto para fins falimentares
• Alterar Nome do Pagador
• Alteração de endereço do pagador
• Alterar Cidade do pagador
• Alterar UF do pagador
• Sustar o protesto
• Alterar CPF/CNPJ do pagador
• Alterar Valor
• Alteração de outros dados
• Pago diretamente ao beneficiário
• Alterar CEP do pagador
• Não cobrar juros
• Solicitar negativação expressa
• Não negativar
• Excluir negativação expressa
• Cancelar negativação expressa

Comandos lidos do arquivo retorno

• Entrada Confirmada
• Entrada Rejeitada
• Liquidação
• Baixa de Título Confirmada
• Baixa de Título Rejeitada
• Alteração do Vencimento Confirmada
• Alteração do Vencimento Rejeitada

APIs dos bancos

A Kobana se conecta às APIs dos bancos para trocar informações referente a todas as operações (ex.: registro de boleto, criação de QR Code do PIX para cobrança, consulta de extrato).

Emitindo um boleto na plataforma, por exemplo, o comando de registro do documento é enviado via API para o banco e o registro é feito instantaneamente, de forma automática.

Nós fazemos isso na hora para você, e o cliente já poderá fazer o pagamento assim que receber o boleto.

Tudo online, de forma automática e muito segura. Saiba mais sobre como utilizar a comunicação automática via API com o seu banco.

Clientes (CRM)

Através da Kobana, você consegue cadastrar os seus clientes tornando o relacionamento com ele muito mais prático.

A partir disso, você conseguirá gerar boletos e PIX de cobrança sem precisar inserir todos os dados dele novamente, conseguirá realizar a cobrança automática através de e-mail e SMS, além de poder utilizar a ferramenta do Portal do Cliente, onde a Kobana disponibiliza todos os boletos já gerados e vinculados ao CPF ou CNPJ desse cliente.

Cadastro de Clientes

Os seus clientes não precisam ter uma conta na Kobana para aproveitar as vantagens da plataforma. Basta você cadastrar os dados básicos deles para emitir e enviar cobranças.

Você pode importar a sua base de clientes de forma muito prática.

Com isso, a Kobana também ajuda a sua empresa no gerenciamento de clientes, centralizando todas as informações importantes sobre eles em um mesmo lugar.

No cadastro de cada cliente você terá um histórico de todas as cobranças emitidas para eles e a situação dos pagamentos.

Portal do Cliente

A Kobana permite que a sua empresa tenha um portal personalizado para que os seus clientes acessem todos os boletos já emitidos através da nossa plataforma.

Acessando esse portal, o seu cliente acessará com credenciais definidas por você, que poderá ser apenas o CPF/CNPJ ou adicionalmente a esse dado, o e-mail ou uma senha.

A partir disso, ele terá acesso a todos os boletos já gerados para o CPF ou CNPJ correspondente.

O link desse portal terá o nome da sua empresa e você poderá compartilhá-lo da forma que desejar (e-mail, WhatsApp, SMS) e até incluí-lo em seu site. Saiba como criar o Portal do Cliente.

Checkout e link de pagamento

O Link de Pagamento é uma ferramenta muito útil e simples para você criar um link onde o cliente ou visitante do seu site vai acessar um checkout de pagamento, onde ele vai inserir os dados necessários para geração de um boleto.

Saiba como criar um link de pagamento na Kobana.

Notificações automatizadas por e-mail e SMS

Com a Kobana, você pode automatizar o envio de notificações por e-mail e SMS para os seus clientes.

Por exemplo, quando um boleto for gerado, o cliente pode recebê-lo instantaneamente por e-mail, e ser avisado novamente por SMS quando ele estiver prestes a vencer.

Além disso, você pode configurar uma notificação para você mesmo receber quando um boleto for pago ou vencer.

Configurar Servidor Próprio de e-mail

Você pode configurar o seu próprio servidor de email para fazer os envios de notificações pela Kobana. Assim, os emails serão enviados pela plataforma com o remetente escolhido por você.

Configurando o seu servidor de e-mail você:

• Consegue ter maior controle sobre todos os envios
• Pode escolher o e-mail para onde serão enviadas as respostas dos clientes

Além disso, o seu cliente saberá que o e-mail está sendo enviado por você e isso aumenta a confiança na comunicação. Saiba mais sobre como configurar seu e-mail na Kobana.

Template de e-mail em HTML

Para deixar as notificações por e-mail com a cara da sua empresa, você pode configurar os templates de e-mail em HTML.

Editando templates de e-mail com conhecimentos básicos de HTML e CSS, você melhora a comunicação com o cliente e reforça a identidade visual da sua marca.

Para quem não tem familiaridade com HTML, existe um modelo padrão que já vem configurado na plataforma:

Os e-mails enviados com o template padrão ficarão assim:

Na Kobana você encontra a praticidade nas configurações básicas e possibilidades ilimitadas nas configurações avançadas. Saiba mais sobre a configuração de templates de email.

Automação por Eventos

A Kobana permite criar notificações por e-mail e SMS quando determinados eventos ocorrem na sua conta. Você pode escolher qual tipo de evento vai disparar um email, por exemplo:

• Boleto gerado: envie notificações aos clientes quando um boleto for gerado para eles.
• Boleto registrado: envie notificações aos clientes no momento da confirmação do registro dos boletos.
• Boleto ficou vencido: avise o cliente e até você mesmo que um boleto venceu.
• Boleto foi pago: confirme ao cliente que um boleto foi pago.
• Carnê gerado: envie uma notificação para o cliente quando um carnê for gerado para ele.

Além desses, você também pode configurar eventos personalizados e utilizar eventos de integrações, como, por exemplo, o evento Nota Fiscal Gerada do eNotas. Com ele, será enviado um email do boleto junto com a nota fiscal para o cliente.

Determine quais eventos são úteis para a sua gestão do negócio e crie um e-mail e/ou SMS para cada um deles.

Controle de notificações enviadas

A Kobana mantém um histórico atualizado com o registro de todos os e-mails e SMS enviados pela sua conta.

Nesses painéis, você pode visualizar se o e-mail ou SMS foi recebido, aberto e se o seu cliente clicou no link do boleto. Também pode gerenciar os erros nos envios.

• Como acompanhar o histórico de e-mails enviados?
• Como verificar se o SMS foi enviado e recebido pelo meu cliente?

Reenvio de notificações

Se você viu um e-mail ou SMS que não foi enviado é fácil resolver: basta selecionar os e-mails com erro para reenviá-los em um clique.

Garanta que seus clientes recebam todas as notificações importantes, melhore a comunicação da sua empresa e aumente as chances de receber os pagamentos em dia.

Editor visual da mensagem

Na Kobana é muito simples configurar a mensagem das suas notificações, graças ao nosso editor visual para e-mail e SMS.

É só escrever a sua mensagem e formatá-la usando as ferramentas de edição de texto. Adicione imagens, hiperlinks e até variáveis, como nome do cliente, valor do boleto e vencimento.

Variáveis de substituição

Para tornar cada notificação mais informativa e pessoal, use as variáveis de substituição. Com elas, a Kobana vai inserir automaticamente na mensagem (e-mail e SMS) informações como o nome do cliente, valor do boleto, data de vencimento e qualquer outro dado que conste no boleto.

Esse é um recurso poderoso, que usa um processador de templates que permite personalizar as variáveis, chamado Liquid. Veja alguns exemplos de substituições:

Você também pode incluir nas mensagens outros dados importantes, como o número do documento, a parcela do carnê ou o período de assinatura. Conheça as variáveis mais utilizadas pelos nossos clientes. Personalize sua notificação como quiser, sem escrever uma linha de código.

Cobrança Recorrente

A Assinatura é uma forma de cobrança para compromissos de pagamentos recorrentes. Ela pode ser utilizada por empresas que buscam a fidelização do cliente ao produto, como por exemplo serviços e produtos de recorrência.

Na Kobana é possível configurar todos os detalhes da assinatura: valor, frequência de cobrança, data de início e fim, antecedência do envio de email e muito mais.

A melhor parte é que depois disso, é tudo automático! Os boletos referentes à assinatura serão gerados e enviados nos dias programados para cada cliente.

Acompanhe o status de pagamento, o vencimento e até gere a próxima cobrança quando quiser:

Automatizando as cobranças você economiza tempo e evita preocupações desnecessárias. Isso dá mais segurança para o seu negócio e também para os seus clientes. Veja como é fácil criar assinaturas.

Nota Fiscal Eletrônica

A Kobana oferece uma integração com o eNotas, que faz a emissão de notas fiscais eletrônicas de serviço e de produto (NFS-e e NF-e).

Com a integração, as notas fiscais dos boletos emitidos são geradas automaticamente e você pode gerenciá-las dentro da própria Kobana.

Assim fica fácil:

• Filtrar e pesquisar notas fiscais pelo seu status, pela data em que foi emitida e também ordená-las na lista por data, produto, cliente e valor.
• Fazer o download ou imprimir se precisar.
• Enviar a nota por e-mail ou até mesmo cancelá-la.

Além disso, o eNotas cuida da comunicação com a sua prefeitura para você não perder tempo com a burocracia. Saiba mais: Como gerar a nota fiscal através da integração com o eNotas?

Envio da Nota Fiscal por e-mail automatizado

A partir da integração com o eNotas, você pode enviar a Nota Fiscal junto com o boleto via e-mail para os clientes.

Para isso, é só criar um email de notificação com o evento especial do eNottas e incluir como variável o link da Nota Fiscal.

A melhor forma de se comunicar com o cliente é se antecipar àquilo que ele precisa! Não espere ele pedir e já envie todos os documentos logo após a compra, de forma prática e automatizada.

Geração de Arquivo Remessa

Sempre que emitir boletos na Kobana, você pode gerar o arquivo da remessa com facilidade, acessando o menu Cobrança > CNAB > Remessa. Na página de remessas, clique no botão verde para gerar remessa selecionando uma de suas carteiras.

Abrindo qualquer remessa, você consegue visualizar todos os comandos presentes nela que será enviados ao banco.

Para fazer download, você deve em clicar Ações > Download no canto direto superior da tela. Salvando o arquivo em seu computador, você poderá enviá-lo através do internet banking.

Caso você tenha o serviço de EDI ativado, você não precisa se preocupar em gerar a remessa ou fazer download uma vez que essas ações serão automatizadas pelo sistema.

Leitura Arquivo Retorno

A Kobana faz a leitura automática do arquivo de retorno gerado pelo seu banco. Para isso, é só selecionar o arquivo no seu computador e fazer o upload para a plataforma.

A Kobana lê as informações do arquivo e atualiza automaticamente os status dos boletos na plataforma.

Se a comunicação via EDI com o banco estiver ativada, não precisa enviar o arquivo retorno porque ele será recebido de forma automática na Kobana.

A Kobana faz a baixa automática de pagamento dos boletos que vierem como liquidados no retorno. Isso garante que as informações sobre os pagamentos estejam sempre corretas e em dia. Veja mais sobre a troca de arquivos com os bancos.

Importação/Exportação

Na Kobana é possível fazer importação e exportação dos seguintes dados:

• Boletos
• Carnês
• Assinaturas
• Clientes

Para cada uma dessas ações, você pode escolher diferentes formatos de arquivo:

• Importação: CSV ou arquivo remessa (.REM)
• Exportação: CSV, XLSX (Excel, Google Sheets) e ODS

Os recursos de exportação te ajudam a aproveitar as informações da Kobana para criar um relatório mais personalizado ou utilizar os dados em outros sistemas, de forma prática e simples.

Para a importação de sua base de clientes, por exemplo, você só precisa ter as informações reunidas em um arquivo CSV. O mesmo pode ser feito com boletos, carnês ou assinaturas que você já tiver criado anteriormente.

A importação evita o retrabalho de incluir os registros mais de uma vez em locas diferentes. Migrando todas as informações de forma centralizada e rápida.

Importação de boletos via arquivo remessa

Você pode usar o arquivo remessa para importar boletos que foram gerados em outro sistema. Assim, a Kobana vai hospedar os boletos criados e você pode aproveitar todas as outras vantagens da plataforma.

Migração para Kobana

Os recursos de importação facilitam a sua migração de um sistema antigo para a Kobana.

Importe via arquivos CSV:

• Sua base de clientes
• Todas as assinaturas
• Boletos antigos

Assim, você evita dor de cabeça e garante que todos os seus registros estejam no novo sistema.

Envelope para Envio pelos Correios

Ao gerar um boleto, a Kobana gera automaticamente o envelope para envio pelos Correios, no formato de imagem e PDF.

Veja abaixo o exemplo de um envelope gerado com todas as informações de remetente e destinatário:

Com boleto e envelope prontos, é só imprimir e enviar para o seu cliente. Saiba mais sobre como gerar envelopes.

Histórico de eventos

A Kobana mantém um histórico de todos os eventos da sua conta como, por exemplo, boletos gerados, assinaturas criadas, clientes importados, remessas enviadas e outros. Esse histórico pode ser acessado por boletos gerados ou usuário.

Eventos de boletos e PIX

No caso dos boletos, você conseguirá ter uma visão por boleto ou geral. Aplicando filtros como ID do boleto, evento, carteira e data de ocorrência.

Esse registro é útil para você acompanhar os eventos e disparos de webhooks.

Histórico de atividades de usuários

Na Kobana, você pode cadastrar múltiplos usuários a depender do seu plano. Com o acesso de vários colaboradores diferentes é importante que se tenha um controle do que está sendo feito dentro da plataforma.

Neste histórico, você consegue visualizar as ações realizadas pelos seus usuários como a geração e cancelamento de boletos, marcação manual de pagamentos, acessos à plataforma, dentre outros.

Além da visualização padrão das atividades em ordem da mais recente para mais antiga, você poderá aplicar filtros por data de ocorrência, por ações e usuários:

Saiba como ter controle do histórico de atividades dos usuários.

Subcontas

A subconta é uma conta dentro da sua conta da Kobana. A partir dela, você ou seu cliente tem acesso a todas as funcionalidades do sistema e poderá cadastrar carteiras, emitir boletos e gerenciar as cobranças de forma independente da conta principal ou de outras subcontas.

A Subconta é ideal para separar operações diferentes ou clientes dentro da Kobana. Conheça mais motivos para utilizar a subconta.

Integração Zapier

O Zapier é um serviço online para conectar aplicativos e automatizar tarefas. A Kobana está no Zapier e isso quer dizer que você pode integrar com mais de 3.000 aplicativos disponíveis!

Com o Zapier, é possível criar gatilhos úteis como:

• Salvar uma remessa no Google Drive ou no Dropbox sempre que ela for gerada na Kobana.
• Enviar automaticamente para a Kobana um arquivo de retorno que foi salvo no Google Drive ou Dropbox.
• Receber uma notificação pelo Slack ou Teams quando um boleto for pago.
• Você também pode criar integrações da Kobana com ecommerces como Shopify, WooCommerce, Magento, Bigcommerce, Zoho Invoice e Chargify.
• Seu time de vendas pode integrar a um CRM, como Hubspot ou Pipedrive, para gerar um boleto na Kobana sempre que um venda for fechada ou cancelar um boleto sempre que um venda for perdida.
• Criar um ticket no suporte em sistemas como Zendesk e Intercom sempre que, por exemplo, um boleto vencer.

São milhares de integrações possíveis, aproveite o máximo de cada plataforma para gerenciar e crescer o seu negócio!

Integração SharpSpring

A SharpSpring é uma provedora altamente valorizada de automação de marketing em nuvem com alto custo benefício, a nível global. Você pode integrar a sua conta da Kobana com a SharpSpring através do Zapier, e tornar seu fluxo de vendas mais completo e automático.

É possível criar várias automatizações. Abaixo listamos dois exemplos:

• Quando uma lead preencher um formulário criado através da SharpSpring, gere um boleto automaticamente para este cliente baseado nos dados do formulário.

• Quando um boleto é sinalizado como pago na Kobana, atualize automaticamente uma oportunidade no SharpSpring, assim você consegue gerenciar tudo em um painel.

Veja mais automatizações que você pode criar e mais informações sobre a integração.

API

A Kobana fornece uma API simples e completa para integrar cobranças por boletos bancários e PIX, consulta de extratos e outras operações.

Alguns dos grandes benefícios de usar a API são:

• Criar boletos bancários, QR codes do PIX e gerenciar as cobranças a partir de seu ERP.
• Atualizar o as contas da sua empresa consultado o extrato bancário em tempo real.
• Integrar com o sistema de contas a receber.
• Desenvolver aplicativos móveis para emissão e gerenciamento de boleto bancário e QR Code do PIX.
• Incluir a Kobana como meio de pagamento no seu e-commerce.
• Liberdade para fazer o que for melhor para o seu negócio, da forma como quiser.

A API dá suporte a todas as operações da Kobana. Você pode acessar a documentação completa no link: https://developers.kobana.com.br/

Temos bibliotecas em várias linguagens, além de projetos open source que os desenvolvedores podem usar.

Além disso, a Kobana tem um ambiente de sandbox que pode ser usado para testes do uso da API.

Webhooks

Webhooks permitem que sistemas externos recebam notificações de todos os eventos que ocorrem na Kobana. Dessa forma, além de criar integrações via API, você também pode usar webhooks para gerar notificações da plataforma em outros sistemas.

Por exemplo, é muito útil configurar um webhook para dar baixa nos boletos em sua loja virtual automaticamente quando a Kobana recebe esse status do banco.

Esse é um recurso muito relevante para que seu sistema possa ser atualizado com as informações que são geradas dentro da Kobana a cada evento que ocorre na plataforma.

Saiba mais sobre o funcionamento dos webhooks na Kobana.

Configurações Avançadas

Para padronizar seus boletos e economizar ainda mais tempo ao emiti-los, você pode definir valores padrão nas Configurações Avançadas da sua conta.

É muito útil incluir frases padrão em campos comuns para todos os boletos, como Local de Pagamento e Instruções ao Caixa. Assim, você não vai precisar preenchê-los todas as vezes.

Você também pode definir os Juros e a Multa padrão nos seus boletos, além de possíveis descontos:

Essa configuração pode ser feita tanto no nível da conta como no nível da carteira de cobrança.

Caso tenha mais de uma carteira de cobrança, é interessante definir os valores padrão de cada uma delas. Assim, as configurações da carteira irão se sobrepor às configurações gerais da conta.

Alertas do sistema

A Kobana tem um sistema de Alertas que notifica o usuário sobre eventos relevantes da sua conta.

Cada notificação de alerta tem uma cor que indica a sua gravidade, na escala: Info, Aviso e Crítico.

• Info indica informações do sistema, por exemplo quando uma importação de clientes é finalizada.
• Aviso é um alerta sobre algo que pode ser importante você checar: por exemplo, quando um boleto é pago em um valor diferente do cobrado.
• Crítico é quando um evento requer sua atenção: por exemplo, quando uma notificação falha pela 5ª vez e você vai precisar atuar para ajustar o erro.

Além de receber os avisos na plataforma, também é possível configurar a sua conta para você recebê-los por email.

Possíveis Alertas

Esses são os eventos de diferentes severidades que podem gerar alertas na Kobana:

• Novidades, melhorias e correções da Kobana
• Quando um boleto está inválido na hora da geração
• Quando o valor do boleto pago é diferente do valor cobrado
• Quando um webhook dá erro pela quinta vez
• Quando um e-mail dá erro no envio pela 5ª vez
• Quando uma importação de clientes é finalizada
• Quando uma importação de assinaturas é finalizada
• Quando a conta de email dá erro pela 10ª vez e é desabilitada
• Quando recebemos o pagamento por boleto e cartão
• Quando dá erro ao salvar uma remessa
• Quando os dados estão inválidos no registro do boleto
• Quando dá erro no registro do boleto
• Quando uma importação de boletos é finalizada

Alertas por e-mail

Você pode configurar a sua conta da Kobana para receber alertas da plataforma no seu e-mail. Assim, você não corre o risco de perder uma informação importante e pode atuar rapidamente quando necessário. É só acessar as Configurações Avançadas:

• Escolha o endereço de e-mail onde quer receber os alertas.
• Determine quais tipos de alertas deseja receber por e-mail: pode ser só alertas de nível crítico, por exemplo.
• Mantenha-se informado sem lotar a sua caixa de entrada com avisos não urgentes.

As mensagens enviadas para o seu e-mail serão assim:

A Kobana garante a você maior controle sobre o que acontece com o seu negócio e agilidade na tomada de decisões estratégicas. Saiba mais sobre a configuração de emails de alerta.

Nova Plataforma de Cobrança

A FEBRABAN (Federação Brasileira de Bancos) anunciou em meados de 2015 o projeto da Nova Plataforma da Cobrança, que tem como objetivo modernizar o processo de liquidação dos boletos bancários para trazer mais segurança e transparência aos pagamentos. Dentre as principais mudanças, está o fim do boleto sem registro.

A Kobana já garante o cumprimento de todas as novas normas para emissão e registro de boletos:

• Registro de boletos online: a Kobana se conecta aos web services e APIs dos bancos para trocar informações online para o registro dos boletos gerados.
• Troca de arquivos remessa e retorno: todos os bancos precisam enviar os dados dos boletos emitidos, assim como as informações sobre os beneficiários, para uma base unificada. A Kobana envia e recebe essas informações para o seu banco através dos arquivos de remessa e retorno.
• Pagamento em qualquer lugar: como os boletos emitidos são registrados, não é mais necessário ir até o banco emissor para pagar um boleto vencido.
• Redução de fraudes: o registro dos boletos em uma base unificada ajuda a reconhecer fraudes, e assim evitá-las. Isso é importante porque em caso de fraude, o beneficiário fica bloqueado de receber via boleto em qualquer banco.
• Fim da 2ª via: com o registro dos boletos acaba a necessidade de emitir a 2ª via, já que boletos vencidos podem ser pagos da mesma forma.
• Mais controle e segurança: o registro dos Boletos melhora na gestão da empresa, com a maior rastreabilidade e controle dos dados dos documentos.

As regras da Nova Plataforma de Cobrança já começaram a valer e a partir de Julho de 2018 se aplicarão para qualquer boleto emitido. A Kobana te ajuda a se adequar e aproveitar todas as novas vantagens, sem dor de cabeça e garantindo os melhores benefícios para o seu negócio.